Online Randevu Yönetimi Rehberi

Online randevu yönetimi, salonunun hizmet ve personel takvimini internetten müşteriye açıp, onay ve hatırlatmalarla akışı düzenlemendir. Gimmo’da hizmetleri, süreleri, çalışma saatlerini ve iptal kurallarını tanımlarsın; randevular otomatik akar, sen de işi yürütmeye odaklanırsın.

Sen uyurken saat 22:13. Ayşe, “Yarın fön için boş saat var mı?” diye DM atıyor; cevap yok. Online randevu olduğunda Ayşe boş saatleri görür, seçer, kurallara göre onay alır; senin telefon değil, takvimin çalışır.

Hızlı kurulum adımları

• Hizmetlerini yaz: ad, kısa açıklama, süre (örn. Fön 30 dk, Boya 90 dk).
• Ek süre (buffer) ekle: temizlik/oda hazırlığı için 5–10 dk boşluk.
• Fiyat görünürlüğünü belirle: göstermek istersen sabit ya da “başlangıç” yaz.
• Personeli ekle ve kimin hangi hizmeti verdiğini işaretle.
• Çalışma saatleri, mola ve kapalı günleri tanımla.
• Kaynakları ayarla: sandalye/oda/cihaz sayısı (aynı anda kaç randevu alabileceğini belirler).
• Randevu aralığı: 15/20/30 dk gibi slot adımı seç (sürelerle uyumlu olsun).
• Onay modu: otomatik onay veya elle onay seç.
• Hatırlatmalar: randevudan 24–48 saat önce; gerekirse aynı gün kısa bir uyarı.
• İptal/erteleme kuralı: müşterinin kaç saat kala işlem yapabileceğini seç.
• Çifte rezervasyonu engelle: personel ve kaynak takvimlerini kilitle.
• Kişisel not/ön bilgi soruları ekle: “Saç uzunluğu?”, “Özel hassasiyet?” gibi.
• Online vitrin linkini paylaş: Instagram bio, Google işletme profili ve WhatsApp sabit mesajına koy.

Doluluğu ve sıra yönetimi

Amaç: Koltuklar boş kalmasın, personel üst üste binmesin. Bunun için hizmet–personel–kaynak üçlüsünü doğru eşleştir.

• Uzmanlık eşleştirmesi: Her personelde yalnız verdiği hizmetleri açık bırak. Böylece yanlış atama olmaz.
• Eşzamanlı kaynaklar: Boya beklerken fön koltuğu boş kalsın istiyorsan, “kaynak” olarak tanımla ve ikisini çakıştırma.
• Yoğun saatleri yönlendir: Sabahları boşsa, 10:00–12:00 arası için online özel kontenjan aç.

Şöyle düşün: Tek koltuğun var, ama iki personel geldi. Kaynak = 1 koltuk ise, sistem aynı anda ikinci randevuya izin vermez; çakışma biter.

No‑show ve iptaller: kontrol sende

Boşuna beklenen randevuları azaltmak ayar işidir, şans değil.

• Çift hatırlatma: 48 saat ve 3–6 saat önce otomatik bildirim planla.
• Kolay erteleme: Müşteri kendi linkinden tarih değiştirsin; sınırı (ör. 12 saat) net koy.
• Net kurallar: Onay mesajına kısa madde koy: “Geç iptaller bir daha online randevu açılmaz.” gibi sakin ama kesin.
• Bekleme listesi: İptal olunca sıradaki müşteriye otomatik haber ver.
• Gerekliyse kapora: Özellikle uzun işlemlerde kapora opsiyonu düşün; kuralı açık yaz.

Zaman blokları ve verimli slotlar

Patron gibi planlamak için süreleri gerçekçi tut ve blokları akıllı diz.

• Süreleri ölç: 1 hafta kronometre tut, ortalama süreyi yaz. Hayalî değil, gerçek saya göre ayarla.
• Parçalı hizmetleri böl: “Boya (60 dk uygulama) + Bekleme (30 dk) + Durulama/Fön (30 dk)” gibi. Beklerken başka iş alırsın.
• Buffer’ı ihmal etme: Her 2–3 randevuda 10 dk nefes arası koy; taşıp gecikmeyi keser.
• Slot adımını hizala: 30 dk hizmete 20 dk slot verme; kırpıntı boşluk yaratır.
• Kapanış blokları: Gün sonuna 15 dk kapanış/temizlik bloğu ayır, son randevu taşsa bile stres olmaz.

Müşteri deneyimi: randevuya giden yol

Müşteri ne kadar az düşünürse, o kadar hızlı randevu alır.

• Basit seçenek: Aynı iş için 5 çeşit hizmet yerine 1–2 net seçenek bırak.
• Açıklama kısa ve net: “Omuz hizası fön, 30 dk.” gibi; sürenin görünmesi güven verir.
• Hazırlık notu: “Temiz ve kuru saçla gelin” gibi tek cümle, gecikmeyi azaltır.
• Konum ve ulaşım: Onay mesajında açık adres, park/metro bilgisi bulunsun.
• İletişim kapısı: Onay ekranında “Sorun mu var?” butonu; müşteri seni arayıp süreyi yakabilir.

Gimmo’da işini hızlandıran küçük ayarlar

• Otomatik onay + sınır: Yakın saatlere elle onay, ileri tarihe otomatik onay seç.
• Personel görünürlüğü: Müşteri belirli bir uzmana rezervasyon yapabilsin veya “ilk uygun”u seçsin.
• İptal penceresi: Kısa işlemlere 6 saat, uzunlara 24–48 saat kuralı koy.
• Notlar ve etiketler: İlk kez geleni işaretle; ekstra 10 dk buffer otomatik ekle.
• Link stratejisi: Bio’daki link doğrudan hizmet listene açılsın; tıklayan 3 adımda randevuya varsın.

Hızlı kontrol listesi

• Hizmet–süre–buffer net mi?
• Personel ve kaynaklar çakışmıyor mu?
• Hatırlatma ve iptal pencereleri ayarlı mı?
• Link doğru kanallarda mı?
• Yoğun saat stratejin var mı (özel kontenjan/bekleme listesi)?

Online randevuyu bir kez sağlam kurarsan, sorulara mesajdan koşmak yerine takvimine bakarsın. İşin akar, sen de koltuğuna odaklanırsın.